BI-Studie: Datenqualität und Reportingfunktionen lassen zu wünschen übrig

Wer richtig entscheiden will, braucht die richtigen Informationen zur richtigen Zeit. IT-Anbieter werben deshalb seit mehr als einem Jahrzehnt mit Business-Intelligence-
Lösungen, um Unternehmen treffsichere Entscheidungen zu erleichtern. Allerdings sind die Berichtssysteme noch weit von einer „Single Source of Truth“ entfernt, ermittelt eine Studie des Beratungshauses Cirquent in Zusammenarbeit mit der Münchener Universität.

Das ist eines der wichtigen Resultate der Studie „BI Challenge". An der Untersuchung, die in Zusammenarbeit mit Prof. Dr. Arnold Picot vom Institut für Information, Organisation und Management der Ludwig-Maximilians-Universität in München, entstand, nahmen über 150 Anwender aus mittleren und großen Unternehmen teil. Die Untersuchung beantwortet folgende Fragen:

• In welchen Bereichen wird Business Intelligence eingesetzt?
• Welche Rahmenbedingungen unterstützen oder hindern den effiziente und effektiven Einsatz von BI in Unternehmen?
• Wie wird auf den aktuellen Kostendruck reagiert?
• Inwieweit liefern die vorhandenen BI-Systeme die notwendige Transparenz?
• Welche aktuellen Trends und Herausforderungen sind derzeit im Bereich Business Intelligence erkennbar?

Gründe für die Einführung

Die Gründe für die Einführung einer BI-Lösung in den befragten Unternehmen lassen sich in drei wesentlichen Punkten zusammenfassen:

• Steigerung der Aussagekraft zur Verbesserung der Entscheidungsunterstützung
• Schaffung einer einheitlichen und verbindlichen Datenquelle
• Effiziente Bereitstellung von Berichten

BI-Gründe

Akzeptanz in den befragten Unternehmen

Die Akzeptanz der Business-Intelligence-Lösungen ist relativ hoch. Allerdings besteht ein zentrales Problem im Fehlen eines übergreifenden Anforderungsmanagements und damit im unsystematischen Umgang mit Anforderungen.

Nur bei den wenigsten existiert  eine zentrale Stelle, die die Anforderungen konsolidiert und umsetzt. Die Ergebnisse der Studie unterstreichen die Notwendigkeit, ein solches Business Intelligence Competence Center zu etablieren. Eine solche „BI-Schaltzentrale“ ist nicht nur für Entwicklung,
Konzeption und Implementierung von Themenbereichen im Business Intelligence zuständig, sondern integriert und koordiniert auch sämtliche Anforderungen aus fachlicher,organisatorischer sowie technischer Sicht. Die bestehende BI-Landschaft kann so einer ständigen Überprüfung unterzogen werden und laufende Prozesse lassen sich überwachen und optimieren.

SAP ist nicht genug

In den meisten der befragten Unternehmen wird eine SAP basierte Business-Intelligence-Lösung sowohl im Frontend als auch Backend eingesetzt. Allerdings scheint diese die Anforderungen der Unternehmen nicht vollständig zu erfüllen, da der Großteil der Unternehmen mit mehreren Frontend-und Backend-Werkzeugen arbeitet.

Zusätzliche Tools

Aufgrund der steigendenAnzahl der Unternehmensbereiche und Personen, die auf die Business-Intelligence-Funktionalitäten zugreifen, haben sich die Anforderungen an die Leistungsfähigkeit der BI-Landschaft offenbar noch erhöht. BI-Systeme werden zwar vielen Unternehmensbereichen, aber ganz überwiegend nur internen Anwendern zugänglich gemacht. In der Fachpresse zitierte Trends wie „BI-Extranet“ oder „Collaborative BI“, das heißt eine BI-Plattform, die auch externen Personenkreisen zugänglich ist, haben sich inder Praxis bisher noch nicht flächendeckend etabliert.

Rahmenbedingungen und Komplexität

Die Studie zeigt, dass die Qualität der Berichte erhebliche Defizite aufweist. Der daraus resultierende Aufwand für Nachbearbeitung, Korrektur und Ergänzung der Berichte beeinträchtigt die Leistungsfähigkeit des Berichtswesens. Die meisten Teilnehmer der Studie bearbeiten die Ergebnisse mit Excel nach. Diese Tatsache ist allerdings für eine einheitliche und verbindliche Interpretation der Daten im Sinne einer „Single Source of Truth“hinderlich. Laut Cirquent findet keine systematische Rückkopplung der Nachbearbeitungen mit BI- und Quellsystemen statt. Des Weiteren ist gerade die zeitnahe Bereitstellung der relevanten Informationen ein wesentlicher Faktor bei der Bewertung des Reifegrades von Business Intelligence. Aufwendige Nachbearbeitungen und Korrekturzyklen führen allerdings zu einer ineffizienten Bereitstellung von Berichten. Zudem bestätigt die Studie, dass eine heterogene BI-Landschaft die Leistungsfähigkeit des Berichtswesens zusätzlich beeinträchtigt. Häufig führen Unternehmen zusätzliche BI-Software ein, um Defizite des bestehenden Systems zu kompensieren. Diese scheinbare Steigerung der Reporting-Leistungsfähigkeit wird allerdings mit neuen Herausforderungen erkauft, zum Beispiel mit Mängeln in Bezug auf Konsistenz und Datenqualität oder Effizienznachteile wegen Systembrüchen.

Unternehmen sehen Outsourcing kritisch

Die befragten Unternehmen stehen einer Auslagerung von Business-Intelligence-Systemen und -Prozessen eher kritisch gegenüber. Kaum jemand will zentrale Unternehmensdaten nach außen geben.

Skepsis gegenüber Outsourcing

Ungeachtet dessen sehen die Anwender auch die prinzipiellen Vorteile von Outsourcing, beispielsweise die Steigerung der Kostentransparenz oder die schnelle Einsatzbereitschaft des externen Dienstleisters. Dennoch ist nicht davon auszugehen, dass sich eine signifikante Trendänderung abzeichnen wird, da die überwiegende Anzahl der Unternehmen angibt, keine (weitere) Auslagerung zu planen. Grundvoraussetzung für ein erfolgreichesOutsourcing sind zudem bereits bestehende und etablierte
Prozesse, die einem externen Partner übergeben werdenkönnen, woran es derzeit allerdings noch in den meisten der Unternehmen mangelt.

Herausforderungen und Trends

Neben den klassischen Informationsfeldern aus den Vorsystemen werden von den Nutzern der BI-Systeme vermehrt zusätzliche Daten angefragt. Dabei handelt es sich vor allem um  Informationen aus dem Wettbewerbsumfeld. Es zeigt sich, dass die Verkürzung strategischer Entscheidungszyklen dazu führt, dass zunehmend auch strategische Informationen in Business-Intelligence-Systeme integriert werden müssen.

BI-Trends

Damit etablieren sich BI-Systeme immer mehr als elementare Bestandteile der Unternehmenssteuerung, da deren Einsatz nicht auf die operative Ebene beschränkt ist. BI-Verantwortliche stehen damit vor der Aufgabe, derartige Daten zunehmend zu integrieren. Eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Bewältigung wird die Strukturierung der Daten sein, da keine der am Markt verfügbaren Business-Intelligence-Lösungen gleichzeitig die Integration unstrukturierter und strukturierter Informationen bewerkstelligen kann.  Damit einhergehend steigen auch die Anforderungen an die Umsetzung von weitergehenden und ausgereifteren Analyse- und Reportingfunktionen.
Schnelle Reaktionszeiten sind eine Voraussetzung für den finanziellen Erfolg eines Unternehmens. Vor diesem Hintergrund gehören auch Entwicklungen wie das Real-Time-Reporting beziehungsweise die Integration von Business-Intelligence-Funktionalitäten mit Business Process Monitoring zu den wichtigsten Trends. Es zeigt sich, dass sich künftig Business-Intelligence-Systeme auch daran messen lassen müssen, wie gut die Integration mit weiteren Instrumenten der Unternehmenssteuerung gelingt. Der Betrieb von eigenen Business-Intelligence-Systemen wird allerdings von vielen Unternehmen als zentral eingestuft. Wie auch in Bezug auf Outsourcing  herrschen derzeit noch große Vorbehalte gegenüber alternativen Modellen wie SaaS oder Open-Source-Produkten.
Cirquent stellt die gesamte Studie gegen eine Schutzgebühr von 80 € zum Download bereit.

Alle Grafiken: Cirquent